Γιατί είναι σημαντική η διαχείριση δεδομένων;

Οι πληροφορίες βρίσκονται στο επίκεντρο της λήψης αποφάσεων. Αλλάζοντας τα δεδομένα στα οποία εργάζονται οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων, ο οργανισμός θα επιτύχει διαφορετικό αποτέλεσμα. Ως εκ τούτου, η απόκτηση των πιο ολοκληρωμένων και σχετικών πληροφοριών είναι το κλειδί για την αποτελεσματικότητα όλων των ενεργειών. Αλλά πώς ακριβώς μπορούμε να φιλτράρουμε τις απαραίτητες και κρίσιμες πληροφορίες, χωρίς τις οποίες τα μέτρα που λαμβάνονται θα πρέπει να οδηγούν σε μια αναποτελεσματική κατεύθυνση; Η απάντηση είναι αποτελεσματική, εκτελούμενη σύμφωνα με αλγόριθμους που βελτιστοποιούν τους μηχανισμούς επεξεργασίας, αποθήκευσης και ανταλλαγής δεδομένων. στη διαχείριση δεδομένων είναι κρυμμένο.

Τι εμποδίζει να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα δεδομένα;

Διατήρηση Δεδομένων σε Όλα τα Επίπεδα της Οργανωτικής Ιεραρχίας

Υπάρχει μια κοινή τάση να κρύβονται αρνητικές πληροφορίες. Η διοίκηση το κάνει αυτό για να αποφύγει τον πανικό μεταξύ των υφισταμένων και των εργαζομένων στη βάση από φόβο μήπως χάσουν τη δουλειά τους. Ως αποτέλεσμα, ένα μειονεκτούν μέρος στις δραστηριότητες μιας εταιρείας ή οργανισμού μπορεί να παραμείνει κρυφό για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Ρύπανση δεδομένων

Κατά τη διαδικασία της κυκλοφορίας, τα δεδομένα αυξάνονται με αναξιόπιστες πληροφορίες και όσο πιο δύσκολο είναι να απαλλαγούμε από αυτά, τόσο περισσότερο καταφέρνουν να ξεφύγουν από τα μεγάλα κανάλια. Για παράδειγμα, ένας από τους υπαλλήλους έκανε ένα λάθος στην αναφορά και έδωσε λάθος αριθμούς. Εάν αυτό δεν γίνει έγκαιρα αντιληπτό, θα αντιγραφούν από πολλές άλλες περιπτώσεις που τις θεωρούν αξιόπιστες.

Καθυστέρηση στην ανταλλαγή πληροφοριών

Εάν τα δεδομένα αποθηκεύονται σε διαφορετικά μέρη και δεν υπάρχει ενιαία εγγραφή τους, μπορεί να είναι δύσκολο να ανακτηθούν την κατάλληλη στιγμή.

• Στην προ-ψηφιακή εποχή, αυτό αντιστοιχούσε σε μια κατάσταση όπου τα δεδομένα απόδοσης κάθε τμήματος του οργανισμού αποθηκεύονταν σε πολλούς φακέλους, επιτραπέζιους υπολογιστές και θησαυροφυλάκια. Δεν ήταν πάντα δυνατό να τα βρούμε την κατάλληλη στιγμή.
• Στον σύγχρονο ψηφιακό κόσμο, αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχει ανοιχτό και διαφανές σύστημα για τη διανομή πληροφοριών ανάλογα με το πού συλλέχθηκαν. Σε αυτήν την περίπτωση, ο υπάλληλος γνωρίζει με βεβαιότητα ότι αυτές οι πληροφορίες είναι αποθηκευμένες κάπου, αλλά δεν μπορεί να πει ακριβώς σε ποιον από τους πολλούς φακέλους.

Τι περιλαμβάνει η αποτελεσματική διαχείριση δεδομένων;

Ποιοι πρέπει να είναι οι μηχανισμοί για την εργασία με πληροφορίες για την έγκαιρη ανίχνευση σφαλμάτων, το φιλτράρισμα των «άχρηστων» δεδομένων και την εξαγωγή αντικειμενικών δεδομένων και όχι μόνο προς όφελος του ατόμου που τα περιγράφει;

Η διαχείριση δεδομένων είναι παρόμοια με την ανίχνευση της υλοποίησης όλων των διαδικασιών ανταλλαγής πληροφοριών σύμφωνα με μια λίστα ελέγχου. Οι πυλώνες αυτής της διαδικασίας είναι οι εξής:

• Έλεγχος λήψης και μετάδοσης δεδομένων. Στην πρώτη περίπτωση, είναι απαραίτητο να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες λαμβάνονται πλήρως από όλα τα απαραίτητα τμήματα ή βασικά πρόσωπα. Δεύτερον – δημιουργήστε αυστηρά φίλτρα σχετικά με το ποιος έχει το δικαίωμα πρόσβασης στις ληφθείσες πληροφορίες. Αυτό είναι σημαντικό όχι μόνο λόγω θεμάτων οικονομικής ασφάλειας, αλλά και για τη θεσμική υγιεινή. Η υπερφόρτωση με περιττές πληροφορίες όχι μόνο συμβάλλει στην αύξηση της παραγωγικότητας της εργασίας, αλλά και την επιβραδύνει.
• Συστηματοποίηση δεδομένων. Θα πρέπει να αναπτυχθεί ένας χάρτης αποθήκευσης δεδομένων εντός του οργανισμού που να διευκολύνει την εύρεση των επιθυμητών πληροφοριών.
• Μέθοδος αποθήκευσης. Η επιλογή της μεθόδου αποθήκευσης εξαρτάται από τον αριθμό των ατόμων που χρειάζονται αδιάλειπτη πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες. Εάν είναι μόνο ένα άτομο, μπορεί να αποθηκευτεί σε χρηματοκιβώτιο ή σκληρό δίσκο. Ωστόσο, εάν ορισμένες πληροφορίες χρειάζονται σε συνεχή βάση από ένα ευρύ φάσμα εργαζομένων, θα πρέπει να τοποθετηθούν σε αποθήκευση cloud για να ελαχιστοποιηθεί ο χρόνος πρόσβασης σε αυτές τις πληροφορίες.

Όσο πιο σαφείς είναι οι αλγόριθμοι για τη λήψη, την ανταλλαγή και την αποθήκευση δεδομένων σε έναν οργανισμό, τόσο λιγότερο το πρόβλημα απώλειας ή διαρροής βασικών πληροφοριών. Και τα δύο εμποδίζουν την αποτελεσματική λειτουργία της εταιρείας. Αντιμετωπίζοντας το έργο της αποτελεσματικής διαχείρισης δεδομένων, η εταιρεία θα εδραιωθεί σημαντικά στην αντικειμενική πραγματικότητα, η οποία δεν παραμορφώνεται από υπερβολική ή έλλειψη γνώσης.